Michel Van den Borne

7 questions à se poser pour améliorer la manière de mener le processus budgétaire

by Michel Van den Borne on 18 octobre 2016

L’exercice budgétaire est l’un des processus les plus importants de l’entreprise car il impacte l’ensemble de l’organisation.

La grande majorité des entreprises suivent un processus établi qu’elles réproduisent systématiquement.

Mais ce processus est-il efficace, utile et performant ?

Comment savoir s’il est nécessaire de changer la manière actuelle de procéder ? Quels sont les élements à analyser ? Et à quel niveau agir ? Quels sont les principaux leviers à actionner ?

Voici 7 questions à se poser pour établir un état des lieux de son processus budgétaire.

1.   Connaissez-vous le coût de votre processus budgétaire ?

Les coûts liés au processus budgétaire sont souvent cachés. Les questions suivantes peuvent aider à les faire apparaître.

Combien de personnes travaillent sur le processus budgétaire ? Pendant combien de temps ? Combien de réunions budgétaires tenez-vous ? Combien de temps passez-vous à collecter, analyser, consolider et échanger les informations budgétaires ? Combien de versions différentes du budget traitez-vous ? Quel est le temps nécessaire pour prendre une décision ?

Connaître le coût total du processus budgétaire donne des pistes concrètes pour l’optimiser.

2.   Est-ce que votre budget est lié de manière claire à la vision de l’entreprise ?

Est-ce que le budget est la traduction de la vision d’entreprise en actions concrètes à court terme? Commencez-vous par un exercice d’actualisation de la vision de votre organisation et de ses valeurs ? Le budget est-il au service de la stratégie de l’entreprise ?

C’est l’alignement du budget avec la vision qui lui donne du sens et mobilise les énergies dans la même direction.

3.   Incluez-vous, dans les discussions budgétaires, ceux qui sont impactés par les décisions budgétaires?

Le processus budgétaire est-il réservé à certaines catégories de salariés ou ouvert à tous ? Est-il considéré comme un processus purement financier pour initiés ?

Est-ce que votre processus budgétaire est suffisamment simple, inclusif et transparent ?

Lier le budget aux réalités du terrain, faire participer ceux qui possèdent les informations opérationnelles et ceux qui seront impactés par les décisions, contribuent fortement à la réalisation future des objectifs.

4.   Les discussions budgétaires sont-elles animées, ouvertes, contradictoires ?

La présence d’émotions fortes indiquent l’implication des individus. Savoir que l’on peut exprimer ses sentiments sans jugement favorise la confiance mutuelle. Les non-dits repoussent les problèmes à plus tard et les amplifient.

Les points de vues divergents concourent à la construction de solutions créatives.

Quel rôle jouent le conformisme et la peur des conflits dans votre processus budgétaire ? Est-ce que les chiffres budgétaires sont « recopiés » d’année en année pour éviter les discussions ?

5.   Les décisions budgétaires sont-elles prises collectivement ?

Des objectifs budgétaires fixés de manière collective ont plus de chances d’être atteints.

Il existe de nombreux moyens de prendre des décisions en groupe. L’important est de trouver celle qui convient à votre entreprise et qui responsabilise au mieux les collaborateurs et managers.

Le processus budgétaire est une opportunité de modéliser une manière de travailler et décider ensemble.

6.   Avez-vous l’impression que les équipes sont engagées et motivées à réaliser leur budget ?

Profitez-vous du processus budgétaire pour définir une ambition commune, créer un sentiment d’appartenance, renforcer la cohésion des équipes ?

Le processus budgétaire peut être considéré et organisé comme un team building qui développe la collaboration, génère de l’enthousiasme et suscite un sentiment d’appropriation.

7.   Lors du processus budgétaire, discutez-vous de la manière dont vous allez suivre sa réalisation ?

Comment réagissez-vous aux écarts entre le « réalisé » et le budget ? Comment intégrez-vous les changements durant l’année de réalisation du budget ?

Prévoyez-vous des révisions budgétaires ? Sous quelle forme ?

Les budgets sont-ils intégrés dans la politique d’évaluation des performances et de salaires ? Et dans cette optique, quelle est l’importance accordée aux objectifs collectifs ?

 

La culture de votre entreprise se traduit dans la manière dont vous organisez votre processus budgétaire.

Faire un diagnostic simple en répondant à ces 7 questions vous donne des indications précieuses sur vos forces et faiblesses ainsi que vos points d’amélioration.

Il constitue aussi une première étape vers la transformation du processus budgétaire en véritable exercice de coopération pour plus de transparence, motivation, engagement et efficacité.

Michel Van den Borne

 

Michel Van den Borne7 questions à se poser pour améliorer la manière de mener le processus budgétaire