La prise de décisions collectives donne d’excellents résultats. Différentes approches peuvent être appliquées et produisent généralement des solutions pertinentes et pérennes, tout en générant chez les participants de l’engagement et de l’enthousiasme.

Cependant, aucune méthode n’est infaillible. Parfois, malgré la bonne volonté de chacun, le groupe est bloqué et n’arrive pas à prendre une décision qui a l’aval de tous.

Comment sortir de cette impasse et renforcer la capacité de l’équipe à prendre des décisions collectives ?

Reconnaître le blocage et arrêter la discussion

La première condition pour sortir d’un blocage est d’être conscient qu’il y en a un, c’est-à-dire se rendre compte que la discussion de groupe est devenue stérile et qu’aucune décision claire n’émerge.

Il y a au moins trois manières de provoquer cette prise de conscience :

• Le groupe se donne un temps imparti pour prendre une décision. Lorsque ce temps est dépassé, si aucune décision n’est prise, la discussion s’arrête suite à l’intervention d’un « gardien du temps » (personne ou minuteur).
• Le groupe désigne une personne responsable de l’évaluation de l’état d’avancement des discussions, à charge pour elle de décider quand elle estime qu’il y a blocage.
• Le groupe fait confiance à l’intelligence collective et au fait qu’une ou plusieurs personnes vont, spontanément, constater l’impossibilité de s’accorder sur une décision commune.

A ce stade, il peut être utile qu’un membre du groupe synthétise l’état actuel des discussions (points d’accord et divergences) , voire fasse une proposition de décision par écrit (sur écran géant ou flip chart).

Le groupe a alors le choix entre deux possibilités : soit postposer la décision et mettre fin à la réunion, soit relancer la discussion à partir de la proposition de décision à amender.

Choix n°1 : postposer la décision

Reporter une décision est une vraie décision et ne doit pas être vu comme un échec. Lors d’une réunion de décision collective, le but est de prendre une « bonne » décision, c’est-à-dire de faire un choix qui convient à chacun et qui est engageant pour tous. C’est la condition nécessaire pour éviter les résistances et gagner du temps lors de l’exécution.

Dès lors, postposer la décision peut être une preuve de maturité du groupe et permettre un meilleur choix plus tard.

Les raisons qui justifient le report sont par exemple :

• Le groupe a besoin de plus d’informations
• Le climat est trop émotionnel (les émotions doivent d’abord s’exprimer)
• Le groupe ou certains de ses membres ont besoin d’un temps de maturation pour intégrer les différents éléments de la discussion

Reporter une décision peut également favoriser la créativité et donner l’occasion aux membres du groupe de se recentrer sur leurs intérêts communs (besoins ou envies partagées, par opposition à des « positions » qui sont des préférences pour une solution et peuvent mener à des attitudes rigides).

Choix n°2 : relancer la discussion en adoptant une méthode de sortie de l’impasse

Le but est de se donner une dernière chance de prendre une décision collective lors de cette réunion.

La discussion reprend mais avec un mécanisme de clôture clair et « définitif ».

Plusieurs techniques sont possibles. En voici trois.

• Le groupe se fixe un temps limite pour décider. Si au bout de ce temps imparti, aucun accord ne se dégage, une personne désignée au préalable prend, seule, la décision.
• En l’absence de décision, le groupe prend sa décision sur base du vote majoritaire si 80% des membres du groupe optent pour cette solution.
• Une personne désignée a le pouvoir, quand elle l’estime nécessaire, de postposer la réunion, de laisser la discussion se poursuivre ou de prendre elle-même la décision finale.

Ces méthodes s’utilisent lorsque l’on veut accélérer et/ou forcer la décision dans un court laps de temps.

On pourrait penser qu’en appliquant l’une de ces techniques on s’éloigne de la prise de décisions collectives. Ce n’est pas le cas parce que, d’une part, le groupe a lui–même décider de procéder comme cela et, d’autre part, le fait de savoir que l’une de ces méthodes risque d’être appliquée peut créer une motivation supplémentaire pour se mettre d’accord collectivement.

Points d’attention et conclusion

Pour pérenniser la pratique de prise de décisions collectives, il est souhaitable qu’une réunion de décision se termine par un succès collectif, soit par la décision finale, soit par la décision de postposer, soit par la décision d’appliquer une méthode de clôture. L’important c’est que le groupe décide collectivement de la manière dont il clôture sa réunion.

Quelle que soit la façon dont la discussion se termine, il est toujours bénéfique de prévoir un moment de débriefing et de régulation à propos du déroulement de la réunion. Cela permet d’exprimer et entendre les émotions, identifier ce que l’on peut éviter dans le futur et synthétiser les points d’amélioration.

Mettre fin à une réunion de décision et sortir d’un blocage de manière élégante et collective se joue en grande partie lors de la préparation de la réunion. Il s’agit, avant tout, de prévoir la possibilité d’une telle situation et de savoir quoi faire si elle se présente.

Nous pouvons aussi considérer cette expérience comme un événement faisant partie de notre apprentissage et qui enrichit nos capacités à prendre des décisions collectives.

Michel Van den Borne

michel@openchoice.be