La grande majorité des entreprises, et particulièrement celles d’une certaine taille, élabore un budget annuel. Cependant, bien que ce processus se répète année après année, il est souvent long, complexe et ne génère que peu d’enthousiasme.
On a parfois l’impression que le processus budgétaire est une habitude que l’on suit sans plus vraiment savoir pourquoi.
C’est oublier que le processus budgétaire produit des résultats qui concernent tout le monde dans l’entreprise. Dès lors, il est essentiel de comprendre à quoi il sert, pour se donner plus de chances de le réaliser correctement et efficacement.
Parcourons 4 bonnes raisons d’avoir un processus budgétaire.
1. Traduire la vision en objectifs tangibles et opérationnels pour donner du sens
Le budget est l’occasion de lier la vision et la stratégie aux enjeux opérationnels des différents départements et équipes de l’entreprise. En traduisant la vision en objectifs plus précis, nous démontrons qu’elle est l’affaire de tous et que chacun a un rôle à jouer dans sa réalisation.
Lier le budget à la vision d’entreprise permet de lui donner un sens.
Il est dès lors important qu’un processus budgétaire commence par un exercice collectif de « vision & ambition », dont les objectifs budgétaires découleront naturellement. Le budget est alors le premier pas détaillé dans la direction indiquée par la vision commune.
2. Anticiper le futur pour plus d’impact
L’une des vertus du processus budgétaire est de pouvoir se projeter dans le futur.
Sans être naïf (l’avenir est incertain et ne peut être prédit avec certitude, surtout dans le monde actuel), se poser la question de savoir ce qui pourrait arriver dans les mois qui viennent présente 3 avantages :
- Sécurité
Evaluer les risques, réfléchir à différents scénarios d’évolution (des clients, des concurrents, des partenaires, des innovations, de l’environnement, etc.) permet de se préparer et de se rassurer sur sa capacité de réaction. C’est également un moyen d’atténuer la peur liée à l’incertitude.
- Volonté et responsabilité
Définir ce que l’on veut pour les mois à venir nous place dans un état d’esprit volontaire, déterminé et positif. L’exercice budgétaire devient alors un moyen, pour l’entreprise, de se « prendre en main », d’influer sur les évènements à venir en faisant ses propres choix et de travailler sur la responsabilité de chacun dans la réalisation des objectifs collectifs.
- Enthousiasme et motivation
Anticiper le futur permet d’avoir des discussions sur les améliorations, les changements désirés, les innovations. Le processus budgétaire est une opportunité de générer un sentiment de « vivement l’année prochaine ! » qui mobilise les énergies et suscite l’engagement.
3. Renforcer la cohésion des équipes
Travailler ensemble à la détermination d’objectifs collectifs renforce les liens entre équipiers et participe à la création d’une identité collective. Pour « énergiser » la dynamique de groupe, il est judicieux d’inclure tous ceux et celles qui doivent contribuer à l’élaboration, mais aussi à la réalisation, du budget.
Le processus budgétaire est un moment d’écoute et d’échange où différents points de vue peuvent être débattus. S’il est bien mené, il favorise la compréhension mutuelle et génère des solutions créatives.
Dans cette optique, le processus budgétaire est un exercice de coopération et de team building.
4. Modéliser la prise de décisions
Les salariés sont très attentifs à la manière dont se prennent les décisions lors du processus budgétaire car elle résume la culture décisionnelle et annonce ce qui se passera aux différents niveaux de l’entreprise, lors de problèmes à résoudre ou de choix difficiles à faire.
Le degré de transparence lors du processus budgétaire (franchise dans les discussions, publicité des débats, communication des décisions, etc.) servira d’exemple lors de nombreuses situations professionnelles où une décision, impactant un groupe de personnes, doit être prise.
L’organisation du processus budgétaire indique :
- les préférences des dirigeants en ce qui concerne la prise de décisions
- l’importance que le management accorde au soutien des salariés et à leur motivation à appliquer les décisions prises.
En conclusion, le processus budgétaire est une excellente opportunité pour pérenniser des pratiques de collaboration qui donnent du sens à l’action et permettent d’atteindre des objectifs communs.
