Nous sommes généralement d’accord pour dire qu’une approche collaborative contribue à développer la responsabilité individuelle et collective.

La plupart d’entre nous adhère à l’idée selon laquelle « le tout est supérieur à la somme des parties ».

La majorité d’entre nous convient que les objectifs fixés collectivement ont plus de chances d’être atteints parce que chacun se sent pleinement engagé.

Intellectuellement et émotionnellement, nous avons toutes les raisons de croire à la force du groupe et des décisions qu’il prend collectivement.

Pourtant, dans les organisations nous constatons que peu de décisions sont vraiment prises collectivement.

L’une des principales causes est que, malgré notre adhésion aux buts et aux bénéfices des décisions collectives, nous ne savons pas comment organiser efficacement cette manière de prendre des décisions.

Comment fait-on concrètement pour mettre en œuvre cette approche collaborative de prise de décisions ?

Les principaux éléments à prendre en compte lors de l’organisation d’une prise de décisions collective

Il existe une série de facteurs clés de succès qui rendent efficace la prise de décisions en groupe.

• Inclure les experts et les personnes qui sont impactées par la décision

Il est crucial d’inviter les personnes qui sont expertes du sujet sur lequel porte la décision. Et il est tout aussi important d’associer ceux qui seront affectés par la décision. C’est le meilleur moyen d’assurer sa promotion à l’intérieur de l’organisation et garantir une implémentaion efficace par la suite.

• Valoriser la sincérité

La vérité est souvent le grand simplificateur. Sa pratique met en évidence les vrais sujets à traiter, renforce la confiance mutuelle et accélère la recherche de solutions.

• Pratiquer l’écoute active

Il est important d’écouter et de reformuler pour construire une compréhension partagée des différents points de vue. Le principe de circularité peut aider à acquérir cette capacité d’écoute active.

• Clarifier avec précision la décision à prendre

Prendre le temps de se mettre d’accord sur une formulation commune de la question soumise au groupe (et par exemple de l’écrire) clarifie la décision et fluidifie le processus. Lorsque la décision concerne des actions à mettre en œuvre dans le futur, préciser la date de début et la durée dans la description sont généralement très utiles.

• Choisir une méthode de prise de décision

La méthode de prise de décisions doit être clairement identifiée et annoncée dès le début. Elle peut être spécifique au groupe qui va l’appliquer. L’important est que quelque soit la méthode choisie elle soit connue et acceptée par l’ensemble des membres du groupe.

• Etre conscient de la dynamique qui veut qu’un groupe prenant une décision passe d’abord par une phase divergente avant de converger

Il est normal, pour un groupe qui cherche une solution (ou veut prendre une décision qui convient à tous) de passer par une phase de confusion et/ou de frustration lorsqu’il est face à différents points de vue, à première vue, irréconciliables.

C’est durant ces moments qu’il y a lieu d’être patient, persévérant et tolérant pour sélectionner les bonnes idées, prioriser, synthétiser et enfin présenter une solution sur laquelle le groupe est appelé à se positionner.

• Savoir quoi faire si le groupe est bloqué

Si le groupe n’arrive pas à prendre une décision ou à se mettre d’accord, il faut avoir prévu une règle qui permet de clôturer la réunion. Il doit être clair pour tous les participants à partir de quel moment (après combien de temps) cette solution de « sortie de blocage » sera appliquée.

Les règles varient d’un groupe à l’autre mais sont par exemple postposer la décision à une autre réunion, organiser un vote, déléguer la décision à une personne préalablement nommée.

Le secret …

Le secret des organisations qui pratiquent la prise de décisions collectives : elles ne prennent pas forcément toutes les décisions de manière collective !

Vouloir prendre toutes les décisions de l’entreprise en groupe n’est pas efficace.

Beaucoup de décisions peuvent être prises individuellement ou par un petit groupe tout simplement parce que les décisions ne concernent que ces personnes ou parce qu’elles ont reçu ce pouvoir par délégation.

Ce sont généralement les décisions stratégiques ou celles qui impactent un grand nombre de personnes qui ont le plus de bénéfices à être prises collectivement.

Dès lors, la première décision collective est de se mettre d’accord sur une liste (aussi claire que possible) des décisions que l’on veut prendre en groupe et celles qui peuvent être prises autrement. Et de spécifer les méthodes de décisions choisies.

Cela peut se faire en une ou deux réunions, et apporte une énorme plus-value en termes de clarté et de simplicité.

Application pratique : le processus budgétaire

Les décisions budgétaires sont parmi celles qui méritent le plus d’être prises collectivement.

En effet, le processus budgétaire concerne l’ensemble de l’entreprise et convient, dès lors, parfaitement pour un exercice collectif. Les salariés seront d’autant plus engagés qu’ils ont participé à l’élaboration des objectifs budgétaires.

Voici quelques indications utiles pour mettre en Å“uvre un budget collaboratif :

• Inclure les personnes qui sont le plus qualifiés pour construire et estimer le budget, et celles qui vont vivre avec les conséquences de ces décisions
• Clarifier la vision dans laquelle s’inscrit le budget, le processus qui sera suivi, ainsi que les contraintes à prendre en compte
• S’accorder sur le niveau de granularité nécessaire et suffisant pour prendre des décisions et utiliser un reporting simple et commun
• Favoriser les échanges de points de vue, l’écoute et l’ouverture
• Animer le processus avec rythme, sur un court laps de temps, et maintenir une énergie positive
• Choisir une méthode de prise de décision collective
• Communiquer les résultats à l’ensemble de l’entreprise, de manière transparente.

Les prises de décisions collectives peuvent être organisées de multiples manières. Chaque entreprise peut créer sa solution et son mode d’utilisation. C’est avant tout une question de volonté.

En respectant certaines conditions simples mais implicantes, les résultats peuvent être spectaculaires et renforcer l’engagement de chacun.

Michel Van den Borne РSp̩cialiste du Budget Collaboratif