Comment gérer efficacement la dynamique de groupe qui se créée lors du processus budgétaire ?
Comment faire pour que la décision finale soit acceptée par tous et suscite l’engagement de chacun ?
Le but du processus budgétaire est bien sûr de traduire la vision d’entreprise et la direction stratégique choisie en une série d’objectifs chiffrés, plus ou moins détaillés.
Outre ce contenu quantitatif, l’exercice budgétaire est aussi une formidable opportunité de travailler sur la cohésion d’équipe et de modéliser la manière de prendre des décisions ensemble.
« Faciliter » un processus c’est
- Aider le(s) groupe(s) à travailler efficacement pour atteindre des résultats concrets (décisions, solutions, etc.)
- Mettre en évidence et discuter les interactions entre participants
- Veiller au cadre et rester neutre en ce qui concerne le contenu des débats et des décisions.
C’est en reconnaissant que résultats chiffrés et interactions entre individus sont aussi importants l’un que l’autre dans la construction du budget, que l’on réalise qu’animer le processus est une compétence spécifique.
Bénéfices de la facilitation pour le processus budgétaire
« Faciliter » le processus budgétaire est bénéfiques à plusieurs niveaux :
- Les discussions et les décisions sont claires et transparentes , ce qui augmentent la confiance entre les membres de l’équipe
- La créativité collective est valorisée, permettant de dépasser les positions initiales et de construire des objectifs collectifs
- Les règles de décisions collectives sont clarifiées ce qui permet d’atteindre des résultats concrets, de manière structurée
- La participation active à la prise de décisions renforce l’engagement, ce qui impacte positivement l’implémentation des solutions adoptées
- La collaboration est vécue de manière concrète, de sorte que la maturité et la responsabilisation du groupe augmentent.
Rôles du facilitateur
Lorsqu’il intervient, le facilitateur veille à
- Encourager la participation pleine et entière de tous de manière à obtenir tous les points de vue, impliquer chacun et dépasser l’auto-censure
- Promouvoir la compréhension mutuelle et le non-jugement des opinions et perceptions différentes
- Aider à générer des solutions inclusives incorporant les différents points de vue, c’est-à-dire favoriser la créativité et assurer une approche « gagnant-gagnant »
- Cultiver la responsabilité collective
Pourquoi est-ce utile de faire appel à un facilitateur externe à l’entreprise ?
Le processus budgétaire peut, bien sûr, être « facilité » par des collaborateurs internes à l’entreprise. C’est souvent la Direction Financière qui hérite de ce rôle, parfois secondé par des facilitateurs ou consultants internes.
Utiliser un facilitateur externe présente cependant quelques avantages précieux qui méritent d’être rappelés :
- Neutralité par rapport au contenu. Le facilitateur externe se focalise sur le processus et n’a pas de préférence en ce qui conerne les solutions proposées ni les décisions finales (qui n’ont, a priori, pas d’impact sur lui). Les membres de l’entreprise peuvent se concentrer exclusivement sur le contenu des discussions et du budget.
- Indépendance vis-à-vis de l’entreprise. Il est plus libre pour challenger l’efficacité des interactions et garantir le respect des personnes et des accords. En tant que garant du cadre, il peut alléger les tâches de la Direction Financière qui peut dédier son énergie à la maîtrise des outils de simulations et de reporting, et participer sereinement, en tant qu’acteur, aux discussions budgétaires.
- Expertise en ce qui concerne l’animation de réunions, la gestion de la dynamique de groupe et l’utilisation d’outils de prise de décisions collectives.
Accorder autant d’attention à la facilitation qu’aux résultats de l’exercice budgétaire est la clé pour créer un processus budgétaire collaboratif qui mène à des choix clairs et engageants.
Michel Van den Borne
A lire : « Facilitator’s Guide to participatory decision-making », Sam Kaner