Michel Van den Borne

Comment élaborer un processus budgétaire collaboratif dans une entreprise

by Michel Van den Borne on 26 novembre 2016

Des objectifs budgétaires fixés de manière collective ont plus de chances d’être atteints.

Si cette affirmation est largement partagée, elle n’est pas toujours mise en oeuvre dans nos entreprises. Bien que l’idée de « personnes collaborant au service d’un but commun » soit séduisante, les dirigeants ne savent pas toujours comment faire pour l’introduire et la péréniser dans leur organisation.

Et lorsqu’on parle d’appliquer la collaboration au processus budgétaire, sujet sensible s’il en est, les hésitations peuvent vite devenir un frein, et la bonne idée se transformer en rêve inaccessible.

Pourtant il existe une approche simple et efficace pour développer un budget collaboratif dans son entreprise.

 

Conditions pour bien collaborer

Pour commencer, il faut se rappeler une série de principes fondamentaux qui sont nécessaires à l’élaboration d’un processus collaboratif.

  • Tous ceux qui ont un intérêt au résultat final du processus et/ou à son animation doivent être impliqués.

Cela veut dire qu’il est important d’inclure tous ceux qui vont vivre avec le résultats et les décisison issus du processus mais également d’inviter ceux qui, par des compétences ou talents spécifiques, peuvent améliorer le déroulement du processus.

 

  • Les participants au processus partagent la même vision.

Collaborer est sans doute la manière la plus efficace d’atteindre un but, pour autant que celui-ci soit commun et partagé.

Même si un processus est secondaire, ou s’il produit des résultats intermédiaires ou partiels, les collaborateurs doivent être convaincus qu’il sert un but global supérieur.

Dans les entreprises ce but prend généralement les noms de vision, mission ou raison d’etre.

 

  • Les discussions sont franches et ouvertes.

Pour qu’il y ait collaboration, il faut que tous les points de vue, y compris ceux qui divergent de la majorité, puissent s’exprimer librement (ce qui peut se faire de manière structurée).

Il est donc important d’accepter des débats d’idées et promouvoir une communication transparente.

L’échange de points de vue est positif parce qu’il permet d’une part, de construire une vue complète du problème/de la situation et d’autre part, de garantir une richesse dans la recherche de solutions créatives.

 

  • La prise de décisions est collective.

La vision partagée est généralement un bon critère pour sélectionner des solutions et établir des préférences dans les choix possibles. Mais pour qu’une proposition devienne une vraie décision, que tous soutiennent et s’engagent à respecter, il faut que chacun participe à la prise de décision selon une méthode sélectionnée par le groupe.

 

  • Le rythme des contacts est régulier et soutenu, et les participants veillent à produire un résultat rapide.

Les principes précédents ne suffisent généralement pas sans une cadence régulière et rapide des travaux. Pour éviter une dilution des énergies et l’oubli progressif du but à atteindre, il faut veiller à maintenir un rythme de rencontres régulier. Une certaine pression du temps favorise la prise de décisions et rappelle l’importance de dégager des résultats concrets.

 

Si l’on désire développer une approche plus collaborative lors de l’exercice budgétaire, les principes énoncés plus haut devraient être pris en compte et intégrés dans le processus budgétaire.

 

Un processus budgétaire collaboratif

Une série d’actions favorisant la collaboration peuvent facilement être mises en place :

  • Commencer tout processus budgétaire par un travail sur la vision / mission / raison d’être de l’entreprise afin de s’accorder sur le but commun.
  • Identifier et intégrer toutes les personnes qui peuvent jouer un rôle dans le processus budgétaire en ce qui concerne son élaboration mais aussi sa réalisation par après.
  • Raccourcir le temps dédié au processus budgétaire et créer les conditions pour des décisions rapides (accélérer le processus).
  • Structurer le temps pour aborder successivement les différentes étapes du budget en conservant un rythme soutenu.
  • Organiser des réunions budgétaires où chaque participant est physiquement présent. Des ateliers et séminaires résidentiels peuvent être une bonne solution pour y parvenir.
  • Promouvoir des discussions ouvertes et transparentes.
  • Instaurer des méthodes de prise de décisions collectives lorsque c’est nécessaire (c’est-à-dire lorsque l’engagement de chacun est primordial pour l’atteinte des objectifs).
  • Communiquer les décisions au reste de l’entreprise.
  • Définir comment on veut utiliser et suivre les objectifs budgétaires.

 

Rendre le processus budgétaire collaboratif améliore son efficacité et renforce l’engagement de tous à atteindre des résultats concrets.

Michel Van den Borne

michel@openchoice.be

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